terça-feira, 26 de julho de 2016

Respeite os limites das relações



Assim que iniciei minha carreira como Secretária costumava fazer da vida do meu gestor uma extensão da minha quando o assunto eram dados cadastrais/pessoais.

Ao efetuar um cadastro de milhagem ou assinatura de revista, por exemplo, imediatamente inseria o meu e-mail e telefone de contato nos respectivos cadastros na expectativa de facilitar a minha rotina de trabalho. Quando mudei de emprego e comecei a Secretariar um grande executivo dei continuidade ao mesmo hábito, até que certo dia ele me chamou a atenção dizendo: "Simara, você não está autorizada a utilizar os seus dados corporativos para efetuar meus cadastros. Não me faça ficar dependente de você". Na época, achei uma grosseria do gestor falar comigo daquela forma. Afinal, tudo que buscava era atende-lo com excelência. Hoje, entendo os reais motivos de seu feedback.

Em muitas situações, na ânsia de ser útil, ágil, eficiente e prático nos deparamos com um problema crucial que se estabelece entre Secretário e Executivo: Ultrapassamos o grau de intimidade.

O fato de termos acesso à informações sigilosas, dados bancários e senhas, não nos dá o direito de anularmos o outro, fazendo com que ele dependa de nós a esse ponto. Já parou para pensar no transtorno que podemos causar se simplesmente mudarmos de emprego? Como ficam os cadastros do executivo? E se ele mudar?

Certa vez trabalhei em uma área que a secretária havia efetuado todos os cadastros em seu nome e e-mail - programa de milhagens, assinaturas de jornais, revistas, TV por assinatura, pagamento de boletos, participação em congressos e etc. Ocorre que ela foi desligada e como todos os acessos estavam em seu nome trouxe grandes transtornos para o executivo e para sua sucessora, uma vez que os resets de senhas eram enviados para ela.

Assim como os dados cadastrais, é muito comum profissionais de Secretariado salvarem contatos do executivo na pasta pessoal de contatos. Outro erro!

O profissional de Secretariado deve compreender que ele é um mediador e jamais como um detentor de informação. Costumo dizer que se meu gestor precisar de mim quando estiver de férias, porque nenhuma outra pessoa era detentora da informação é porque não fui eficiente como deveria. Foi-se o tempo em que reter informação era sinônimo de poder. Atualmente, com a rapidez que o mundo corporativo caminha, mudar de empresa, de País ou de cargo acontece com mais frequência do que imaginamos. Portanto, trabalhe como se fosse seu último dia, seja porque saiu de férias ou porque foi promovido para outra empresa. Não deixe o outro de mãos atadas porque você simplesmente resolveu centralizar as informações.

um abraço,

Simara Rodrigues

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