sexta-feira, 29 de julho de 2016

VII Encontro do COMSEDF abordará o tema Gestão de Viagens


Pessoal,


O próximo encontro do Comitê de Secretariado Executivo do DF traz um tema que faz parte da rotina dos profissionais de Secretariado: Gestão de viagens.

Mais informações, acesse o site e faça sua inscrição.


Simara Rodrigues




Gentileza gera gentileza




As vezes me avalio, quando o assunto é comportamento e postura, como uma pessoa muito conservadora, vivendo ainda no século passado. Mas também percebo que é graças a esta postura que grandes oportunidades surgem com frequência.

A verdade é que de nada adianta ter boa formação, falar vários idiomas e não dar bom dia ao porteiro.

Na expectativa de contribuir, compartilho aqui algumas dicas,

1 – Gentileza não tem a ver com hierarquia.
É muito comum encontrar Profissionais de Secretariado extremamente educados e simpáticos com a alta direção e extremamente grosseiros com os que estão abaixo na hierarquia da empresa, incluindo a própria equipe, o pessoal da limpeza e quem prepara aquele delicioso cafezinho. Desejar Bom dia, obrigado e por favor para a recepcionista com o mesmo entusiasmo e gentileza prestado ao Presidente é tão importante quanto.

2 – Picos de humor Nada justifica uma explosão de nervos no ambiente profissional. Não importa qual seja o motivo - seja por problemas pessoais, financeiros, metas impossíveis para cumprir ou algo do gênero. Aprenda a respeitar o seu espaço de trabalho e sobretudo os seus colegas. Respire fundo, dê uma volta e mantenha seu controle. Não há nada mais desagradável do que ter uma pessoa descompensada, prestes a explodir, numa equipe. Saiba que na primeira oportunidade são as primeiras a deixarem a empresa.

3– Netiqueta - Não atenda seu celular durante reuniões, deixe seu celular sempre no silencioso e se realmente for preciso atender cuidado com o tom e volume de voz. Ninguém é obrigado a compartilhar seus assuntos. O WhatsApp não está fora das regras de etiqueta, portanto, envie mensagens a partir das 09:00 e somente até as 22:00. Não adianta pedir desculpas pelo incomodo se você já está incomodando. E se ainda assim você enviou a mensagem e não obteve retorno, aguarde. Não fique enviando exclamações e interrogações. Se a pessoa não respondeu é porque não tem a resposta naquele momento ou não pode responder. Tenha bom senso. Se realmente for urgente, ligue - respeitando os horários.

4– Críticas e elogios. Se for criticar faça em particular. Elogios podem ser feitos em público. Seja como for, não exponha as pessoas, isso é muito importante e fala muito sobre você.

Essas são algumas dicas que podem contribuir para o seu sucesso pessoal e profissional, assim como trazer leveza ao seu dia. Experimente ser alguém melhor todos os dias e logo colherá bons frutos, porque parafraseando Nishan Panwar "O mundo está cheio de pessoais legais. Se você não puder achar uma, seja uma".

um abraço,

Simara Rodrigues




terça-feira, 26 de julho de 2016

VII encontro COMSECDF

Vem aí mais um evento do Comitê de Secretariado Executivo do DF.


Reserva sua agenda







Respeite os limites das relações



Assim que iniciei minha carreira como Secretária costumava fazer da vida do meu gestor uma extensão da minha quando o assunto eram dados cadastrais/pessoais.

Ao efetuar um cadastro de milhagem ou assinatura de revista, por exemplo, imediatamente inseria o meu e-mail e telefone de contato nos respectivos cadastros na expectativa de facilitar a minha rotina de trabalho. Quando mudei de emprego e comecei a Secretariar um grande executivo dei continuidade ao mesmo hábito, até que certo dia ele me chamou a atenção dizendo: "Simara, você não está autorizada a utilizar os seus dados corporativos para efetuar meus cadastros. Não me faça ficar dependente de você". Na época, achei uma grosseria do gestor falar comigo daquela forma. Afinal, tudo que buscava era atende-lo com excelência. Hoje, entendo os reais motivos de seu feedback.

Em muitas situações, na ânsia de ser útil, ágil, eficiente e prático nos deparamos com um problema crucial que se estabelece entre Secretário e Executivo: Ultrapassamos o grau de intimidade.

O fato de termos acesso à informações sigilosas, dados bancários e senhas, não nos dá o direito de anularmos o outro, fazendo com que ele dependa de nós a esse ponto. Já parou para pensar no transtorno que podemos causar se simplesmente mudarmos de emprego? Como ficam os cadastros do executivo? E se ele mudar?

Certa vez trabalhei em uma área que a secretária havia efetuado todos os cadastros em seu nome e e-mail - programa de milhagens, assinaturas de jornais, revistas, TV por assinatura, pagamento de boletos, participação em congressos e etc. Ocorre que ela foi desligada e como todos os acessos estavam em seu nome trouxe grandes transtornos para o executivo e para sua sucessora, uma vez que os resets de senhas eram enviados para ela.

Assim como os dados cadastrais, é muito comum profissionais de Secretariado salvarem contatos do executivo na pasta pessoal de contatos. Outro erro!

O profissional de Secretariado deve compreender que ele é um mediador e jamais como um detentor de informação. Costumo dizer que se meu gestor precisar de mim quando estiver de férias, porque nenhuma outra pessoa era detentora da informação é porque não fui eficiente como deveria. Foi-se o tempo em que reter informação era sinônimo de poder. Atualmente, com a rapidez que o mundo corporativo caminha, mudar de empresa, de País ou de cargo acontece com mais frequência do que imaginamos. Portanto, trabalhe como se fosse seu último dia, seja porque saiu de férias ou porque foi promovido para outra empresa. Não deixe o outro de mãos atadas porque você simplesmente resolveu centralizar as informações.

um abraço,

Simara Rodrigues

quinta-feira, 21 de julho de 2016

Por que nenhuma empresa te chama para uma entrevista?

Olá pessoal, 

Após alguns dias de férias - merecidas - estou de volta e começo a semana compartilhando um texto interessante e oportuno ao momento: Nosso posicionamento no mercado de trabalho. 

Ao concluir a leitura será possível observar que pequenos detalhes e ajustes na forma como você se comporta pode fazer toda a diferença. Hoje, mais do que nunca, tempo é dinheiro e por isso não há tempo para deduzir o que o outro quer. Portanto, elaborar um bom currículo e direciona-lo de forma correta é o primeiro passo para quem busca visibilidade no mercado de trabalho. 

Uma pergunta que gosto de fazer a mim mesma sempre que busco novas oportunidades é: O que faria alguém dedicar certo tempo a conhecer o meu trabalho?

#prapensar


Boa leitura 

Por que nenhuma empresa te chama para uma entrevista?

Todos nós sabemos sobre a situação do desemprego em nosso país, o que aumentou muito a quantidade de pessoas em busca de um novo emprego, bem como os relatos de pessoas que já mandaram centenas de currículos e não foram chamados para uma única entrevista. Mas apesar da crise, ainda existem muitas oportunidades, o mundo não para. Então, porque essas pessoas não recebem um único contato de uma empresa?

A resposta é simples: falta preparo. Até para procurar emprego tem que ter preparo. E não estou falando do nível de formação ou de experiência. Se preparar para procurar emprego é saber se tornar um vendedor de si mesmo. Para tentar explicar o que eu quero dizer vou contar uma breve história.

Um dia recebi um e-mail de um indivíduo. Digo indivíduo porque não tinha o nome dele no e-mail, o endereço era daqueles que não te dão nenhuma pista e no campo “Assunto” estava escrito apenas “currículo”. Só isso já era motivo para eu deletar o e-mail sem antes lê-lo. Mas naquele dia provavelmente eu deveria estar com paciência e tempo sobrando… e resolvi pelo menos ler a mensagem. Mas no corpo do e-mail estava escrito somente isto: “Prezados, tenho total disponibilidade e imediata para atuar em qualquer região do Brasil.” Mais nada.

Incrédulo, rolei a tela do e-mail para ver se tinha mais alguma coisa e nada, apenas um anexo intitulado “currículo eng. civil”. Aparentemente era um engenheiro civil tentando divulgar seu currículo. Aí eu dei uma rápida espiada no campo “destinatário” do e-mail e constatei que não havia apenas o meu endereço, mas também o de dezenas de outras pessoas! Ou seja, o indivíduo estava claramente enviando currículos para todo o lado, sem critério algum, o famigerado SPAM de currículo. A estratégia do “se colar colou!”. O e-mail era tão tosco que eu fiz questão de abrir e ler o currículo para saber quem era aquele indivíduo.

E sem ficar surpreso, de cara eu percebi o desastre. Um currículo com seis páginas (sim, seis!!!), mal formatado, sem um resumo, cheio de dados pessoais desnecessários e para completar: uma foto tipo “selfie” quase ocupando a primeira página inteira. Resultado: não li nem as primeiras linhas do currículo. Mandei direto para a lixeira.

Agora, analisando essa história, o que esse indivíduo fez de errado? Ele errou na identificação dele próprio, na comunicação, na divulgação, na forma de abordagem, na apresentação, ele errou em tudo que se podia errar e fez isso com maestria! Parece brincadeira, mas a maioria dos currículos que recebo são apresentados dessa forma ou até piores. E aí pode mandar quantos currículos quiser que o resultado vai ser o mesmo: lixeira.

Entenda que se você enviou uma grande quantidade de currículos e não recebeu nem sinal de fumaça, alguma coisa está errada com a sua estratégia, ou não adotou estratégia alguma. E não adianta ficar com “mimimi” procurando um culpado pela sua situação. Você tem que admitir para você mesmo que não sabe como fazer e procurar aprender como fazer. É como em uma luta de boxe. Foco, estratégia e preparação são tudo, ou você vai entrar no ringue para tomar porrada de graça!

Primeiro comece tendo FOCO. Não tem como elaborar uma estratégia se você não tiver foco. E para ter foco você precisa ter um objetivo profissional claro e bem definido, ou seja, você precisa saber o que quer. Isso não é ter foco: “Quero atuar como programador.” Isso é ter foco: “Quero atuar como programador sênior de aplicativos para celulares para plataformas Android e iOS, com preferência por empresas da região de Campinas e que paguem ao menos R$30,00/hora.”

Após declarar seu objetivo comece a trabalhar sua ATRATIVIDADE. Mas para ser atrativo, antes você precisa entender o que atrai o mercado para poder elaborar o seu material de divulgação alinhado às expectativas dele. E ser atrativo não depende só de bom conteúdo. Depende também de quão rápido você consegue explicitar esse conteúdo. Muitas vezes os recrutadores de uma empresa recebem milhares de currículos por vaga e não tem tempo hábil para ler todos os currículos. 

Pense que de cada 1000 currículos que eles recebem para uma vaga eles vão escolher apenas 10 para ler na íntegra. É por isso que uma carta ou um e-mail com uma boa apresentação, e também um bom resumo sobre você nas primeiras linhas de seu currículo fazem a diferença para fisgar a tenção dos recrutadores e colocar seu currículo na lista dos que serão lidos. E procure saber como elaborar um currículo decente e alinhado com os requisitos da vaga ou todo esse esforço terá sido em vão. 

E por fim, não adianta fazer tudo isso se você não existir para o mercado. Como irão contratar você sem saber que você existe? Com exceção da situação em que você envia um currículo para uma vaga em aberto, você precisa estar visível para quem está procurando por um profissional como você. Isso é VISIBILIDADE.

Para isso invista em um bom perfil nas redes sociais profissionais como o LinkedIn. Se cadastre nos sites das empresas nas quais está focando e também em sites confiáveis que divulgam vagas de emprego. E o mais importante: procure conhecer e manter contato com outros profissionais de sua área de atuação que poderiam te indicar para uma possível oportunidade. Em muitos casos, uma indicação coloca você na frente de muitos candidatos.

E você achou que procurar emprego era só enviar currículo? Como eu disse, tem que ter preparo! Mas trabalhando esses três aspectos que mostrei com certeza você verá sua situação na busca por um emprego começar a mudar para melhor. Não cabe tudo o que você precisa saber em apenas um artigo mas espero que nesse primeiro eu possa ter ao menos motivado você a começar a fazer a coisa certa.


Texto publicado por Bruno Angelo no Linkedin 


Bruno Angelo é engenheiro especializado em gerenciamento de projetos. Já esteve na pele tanto do candidato quanto do recrutador e já recrutou e selecionou mais de 200 profissionais para os projetos em que atuou ao longo dos seus 10 anos de carreira.

Fonte: 

https://www.linkedin.com/pulse/procurar-emprego-exige-preparo-n%C3%A3o-seja-mais-um-na-multid%C3%A3o-angelo


sexta-feira, 1 de julho de 2016

Manual de Boas Práticas – Passageiro de Avião





Entre as habilidades de um Secretário Executivo está a gestão e planejamento de viagens, por isso, é altamente relevante conhecer regras, normas, dicas e situações. 

Nesse sentido, compartilho com vocês o site voando e avaliando na expectativa de contribuir para o melhor entendimento do assunto e como boas maneiras é um tema que precisa abranger todos os cenários, compartilho as dicas de melhores práticas sugeridas pelo Cadu Franco.  


Manual de Boas Práticas – Passageiro de Avião


Considerando que já voei milhares de vezes (literalmente), tendo passado por muitas situações inusitadas, observado algumas atitudes desnecessárias e presenciado algumas crises entre passageiros, acho que já estou em condições de formular um

MANUAL DE BOAS PRÁTICAS DO PASSAGEIRO DE AVIÃO

Acho que é importante dividir este Manual em 04 grandes capítulos:

1) Boas práticas no processo de COMPRA DA PASSAGEM

temos no Brasil uma intensa competição no setor aéreo, portanto, as grandes companhias sempre fazem promoções, com preços muito atrativos, entretanto, estes preços baixos estão associados a tipos de tarifas com uma série de condições e restrições, em especial, altas taxas para remarcação e cancelamento

podemos discordar do valor destas taxas, mas elas estão associadas diretamente ao preço promocional que atrai nossa atenção; se você se beneficia com o preço baixo e compra a passagem, está aceitando todas as condições (as boas e as ruins); esta é uma prática do mercado mundial, em especial, na Europa e todos os alertas sobre estas regras são feitos pelas companhias no processo de venda da passagem (repare que estou falando de compras feitas diretamente com as empresas, sem nenhum tipo de intermediário ou compra coletiva); portanto, leia atentamente as condições das tarifas promocionais, pois alegar desconhecimento ou prática abusiva da empresa não é medida justa (eu diria até que é feio!)

2) Boas práticas no PROCEDIMENTO DE EMBARQUE
vá ao banheiro antes de embarcar, só há vantagens nisso: o banheiro do saguão do aeroporto é muito mais espaçoso e confortável, além disso você não precisa incomodar ninguém (na ida e na volta ao banheiro) caso esteja sentado na janela

na hora do embarque, respeite a ordem definida pela companhia aérea; no Brasil, geralmente as companhias dividem os passageiros em três grupos: 1- prioridades (por lei e passageiros frequentes com algum status no programa de fidelização), 2- passageiros sentados nos ssentos da parte de trás do avião e 3) assentos da parte frente; isto tem uma lógica por trás: como cada pessoa geralmente fica parada no corredor do avião para colocar sua mala no bagageiro, o fluxo de entrada fica otimizado quando entram primeiro os passageiros que estão no fundo; portanto, respeitar estes grupos é bom para todos, pois proporciona um embarque mais ágil e aumentam as chances do voo sair no horário previsto

se o embarque for remoto, não fique na porta do ônibus que te levará até o avião que está estacionado no pátio do aeroporto; quando isso acontece, geralmente, o meio do ônibus fica vazio e menos passageiros são transportados em cada trajeto; lembre-se que mochila nas costas ocupa um espaço desnecessário, coloque-a entre as pernas; se forem necessários 03 ônibus (vazios) para levar todos os passageiros, o processo de embarque vai demorar mais do que se apenas 02 (cheios) forem utilizados

se o avião tiver algum problema técnico ou o aeroporto fechar por condições climáticas, acredite: não adianta gritar ou xingar os funcionários da companhia aérea que trabalham no aeroporto; gentileza gera gentileza, por diversas vezes, pelo fato de eu tratar as pessoas com educação, tive preferência para solução de problemas

3) Boas práticas DENTRO DO AVIÃO

siga as regras definidas pela companhia aérea com relação à bagagem de mão; mais uma vez, existe uma justificativa plausível para isso: garantir que todo e qualquer passageiro possa carregar sua bagagem para dentro do avião, ou seja, é uma questão de isonomia e respeito ao próximo; quando os bagageiros estão lotados e não há espaço para a mochila do passageiro que entrou por último, o voo sempre atrasa, pois é preciso chamar o despachante e despachá-la para o porão da aeronave (sem contar a hipótese do passageiro se recusar, reivindicar o direito de ter sua bagagem de mão no compartimento dentro do avião e arrumar confusão) 

respeite os assentos atribuídos no procedimento de check-in; podemos discordar da política da companhia de cobrar um adicional por um assento mais confortável, mas a partir do momento em que a passagem foi comprada, as regras precisam ser respeitadas; além disso, em voos de baixa ocupação, a distribuição dos assentos pode ser feita para um melhor balanceamento da aeronave, se você mudar de lugar pode comprometer a performance e segurança do voo (vocês lembram do incidente com o músico Tico Santa Cruz?!?!?)

obedeça as regras sobre o uso do aparelho celular e outros equipamentos eletrônicos: evite que o “Engenheiro Aeronáutico” que existe dentro de você conclua que não tem problema nenhum usar o celular mesmo depois que a tripulação orientou a desligá-lo; atualmente, as maiores companhias aéreas do Brasil (TAM, GOL, AZUL e AVIANCA) já permitem o uso em “modo avião” em todas as fases do voo; a regra é clara: com segurança de voo não se brinca, se respeita 

tenha consciência: não fique batendo com o joelho ou dando pancadas na poltrona do passageiro à sua frente; não há nada mais incômodo do que absorver com as costas estes trancos 

se você encontrar uma amiga que não vê há anos e ela sentar perto de você (mas não ao seu lado), tente segurar a ansiedade de botar o papo em dia durante o voo (conversem no aeroporto de destino), e evite ficar gritando e conversando, os outros passageiros não precisam compartilhar deste momento de alegria e ouvir todas as novidades da sua vida 

na “Guerra dos Cotovelos” para ocupar o “território inimigo” do braço da poltrona, dê preferência sempre ao passageiro que está sentado na fileira do meio; quem está na janela, tem a seu favor o espaço entre o braço e a parede do avião, da mesma forma, há espaço a mais para quem está no corredor; quem está no meio não tem nenhuma vantagem, portanto, deve ter preferência para apoiar os braços; obviamente, a “negociação” tem que ser feita de forma civilizada, sem empurrões

não existe lei que obrigue todos os passageiros a levantar assim que o avião é estacionado, portanto, mantenha a calma e aguarde, pelo menos, que a porta da aeronave seja aberta


no processo de desembarque, aceite que as pessoas que estão mais a sua frente no avião sairão primeiro; é muito comum as pessoas acharem que, por estarem no corredor, podem sair primeiro e que as pessoas que estão na janela da fileira à frente devem ficar esperando; é uma questão de organização e cortesia: quem está mais a frente, sairá primeiro, estando na janela, meio ou corredor; já tive que me jogar na frente de muitas pessoas e adoro debater com os apressadinhos sobre isto; em resumo: se você está na fileira 4, não saia na frente dos passageiros da fileira 3

4) Boas práticas ESPERANDO AS MALAS

a esteira de bagagem parece ser um brinquedo muito legal, mas não faz parte do parquinho da praça: os pais precisam controlar as crianças enquando aguardam as malas; o risco de acidente é grande, além de ser incômodo para os demais passageiros


o espaço em frente à esteira tem que ser o mais democrático possível, as pessoas precisam lembrar que vivem em sociedade; é preciso evitar aquela situação de um passageiro na 3ª “camada” de pessoas ter que abrir espaço na multidão e se jogar para pegar a mala que está indo embora

Como pode ser visto, todos nós podemos ser diretamente responsáveis por vários aspectos durante um voo: pontualidade, segurança e bem-estar geral. Portanto, façamos a nossa parte para garantir que a experiência de andar de avião seja sempre a melhor possível para cada um de nós. 

BONS VOOS!


O poder da auto-observação




Recentemente fiz um curso sobre "As Competências Emocionais e o Eneagrama na Gestão de Pessoas" com o consultor Marcos Schutz. Durante três dias o grupo teve a oportunidade de conhecer, a partir de ferramentas e conceitos de gestão, como trabalhar emoções e se tornar um profissional de alta performance. 

O mais interessante foi perceber que antes de conhecer o outro e desenvolver as habilidade necessárias atuando na gestão de pessoas, foi preciso uma autoavaliação, identificando nossos pontos de melhoria e pontos fortes. 

O artigo abaixo, publicado pelo Consultor, em sua página, traz um breve exercício acerca do assunto. 

Mas afinal, por que um conceito milenar, ainda é tema de discussão? No meu ponto de vista a resposta está mais perto do que imaginamos - dentro de nós.

Experimente se conhecer e um universo de oportunidades surgirá! 

A auto-observação

A auto-observação consiste em percebermos nosso estado emocional. Não é uma tarefa simples apesar de parecer, pois é necessário ter coragem e disposição para enfrentar a si mesmo e perceber nossos vícios emocionais.

Reconhecer nossos padrões de comportamento e nossas competências emocionais é o primeiro passo para melhorar nossas relações interpessoais.

Você pratica a auto-observação no seu dia a dia? Onde você coloca a sua energia? Quais projetos você não deu continuidade? Por que não foi possível?

Você já parou para fazer esse exercício de analisar suas ações e como elas influenciaram no sucesso ou insucesso dos seus projetos? Você já identificou como suas emoções ajudaram ou atrapalharam em algum projeto ou relacionamento seja ele pessoal ou profissional?

Então, porque eu devo praticar a auto-observação?

Temos a tendência de sempre prestar atenção no que é externo, o que o colega está fazendo. Costumamos analisar e interpretar as emoções e ações do outro sem olhar para nós mesmos. Com o passar do tempo, sem perceber, a irritação e a insatisfação vão se instalando e acabamos descontando nas pessoas ao nosso redor a nossa irritabilidade.

Uma das formas de amenizar isso é praticando a auto-observação. Quando reconhecemos nosso estado emocional, já nos sentimos mais aliviados e mais calmos com relação ao que somos.

Mas eu exercito a auto-observação no meu dia a dia?

Comece o seu dia perguntando-se: Como está meu humor hoje? Se possível escreva como está se sentindo. Não tenha medo de ser sincero com você mesmo, pense sobre isso por alguns minutos, pergunte-se: O que está por trás desse estado emocional?

Depois encontre formas de amenizar os sentimentos ruins e exaltar os bons. E o mais importante:SEJA GENEROSO consigo mesmo. Quando estiver desanimado, tente se poupar um pouco das coisas que vão exigir de você mais do que você pode dar. Mas quando estiver animado, programe-se para fazer tarefas que possam exigir mais de você, pois você terá mais disposição e energia para isso.

MANTENHA-SE VIGILANTE ao longo do dia, esteja atento as suas reações as coisas que te irritam, tente se acalmar e fazer alguma coisa que te tire do estado de irritabilidade.

RESPEITE-SE, além da auto-observação e constante vigilância, é necessário respeitar o que estamos sentindo para escolher situações que nos auxiliem, e não o contrário. Escolha atividades que estão em sintonia com seu estado emocional, isso facilita que você lide com suas emoções de forma mais inteligente e saudável.

A auto-observação é um sinal de respeito consigo mesmo. 

Vamos começar a praticar?

Márcio Schutz 


Fonte:

http://www.eneagrama.com.br/blog/dicas-de-gestao-de-pessoas/item/369-os-beneficios-da-auto-observacao