quinta-feira, 24 de março de 2016

As vantagens de ser organizado

O neurocientista e autor americano Daniel Levitin explica por que se organizar nos ajuda a ser mais produtivos


O segredo para lidar com um mundo hiperconectado e com excesso de informações é saber como ser organizado. É o que defende o neurocientista americano Daniel Levitin em seu livro A Mente Organizada - como pensar com clareza na era da informação (ed. Objetiva, 2015, 560 páginas). Para ele, quem não se organiza, corre o risco de deixar que os outros escolham o que será o foco de atenção no dia a dia. E também acabar se estressando mais. “Muitos vão para casa no fim do dia com a sensação de que não fizeram o suficiente e continuam com a cabeça no trabalho - e, quando estão no trabalho, ficam pensando sobre sua casa, sobre a família”, diz Daniel. “Não é uma boa maneira de viver, é frustrante”. Na matéria O Segredo da Organização, na edição 210 da Revista Você S/A, agora nas bancas, você confere dicas para ser mais organizado em diversas áreas de sua vida. Abaixo, veja entrevista com o autor.

Por que a organização é tão importante?

Ser organizado significa ser capaz de focar no que é mais importante e fazer aquilo que for prioritário. Se não nos organizamos e não definimos nossos objetivos, deixamos o mundo externo decidir nossas prioridades. Então não somos capazes de escolher em que iremos prestar atenção. Entre Whatsapp, Facebook e e-mails, você estará deixando essas coisas interromperem seu fluxo. 

Você poderia, por exemplo, ter um tempo de descanso ou um tempo de qualidade com sua esposa, mas em vez disso está constantemente vendo o celular. É muito difícil manter o foco quando há muitas coisas disputando sua atenção. As pessoas mais produtivas desligam todas essas fontes de sinais desnecessários quando decidem focar em outra coisa.

Então se organizar é também uma questão de ter mais controle sobre as coisas?
Sim, é absolutamente no que acredito. Se você escreve as coisas que precisa fazer e as prioriza, então você se sente muito mais no controle das coisas, mais focado e portanto mais relaxado. Você não estará constantemente pensando se tem alguma outra coisa que você deveria estar fazendo.

As empresas estão dando autonomia para os funcionários priorizarem as tarefas no seu dia a dia?

Muitas nos Estados Unidos estão, é uma tendência. Mesmo organizações militares, que sempre foram conservadoras, têm dado mais autonomia e oportunidade para as pessoas tomarem a iniciativa. É como os japoneses têm feito por muito tempo, deixando que as pessoas, mesmo as que estão embaixo na hierarquia, tenham mais liberdade para organizar suas tarefas e prazos. Se você contrata boas pessoas, isso funciona.

Durante a pesquisa para o seu livro, o senhor passou a adotar um hábito de organização que antes não tinha?

Sim, vários. Um deles é que estou usando meu calendário muito mais do que antes. Se eu tenho uma reunião na semana seguinte e preciso me preparar para ela, marco no calendário, Mas reservo também o tempo para a preparação, cerca de dois dois dias antes. E o que eu preciso fazer para me preparar? Vira uma terceira entrada no calendário. Isso tem me ajudado muito. Não preciso ficar repetindo mentalmente o que preciso fazer, nem tentar me lembrar, porque já está marcado e o próprio calendário me dirá o que preciso fazer.

E o que fazer quando estamos no trabalho e estamos cansados, dispersos e sem energia, mas com prazo para entregar?

Em qualquer relacionamento, comunicação é muito importante. Eu diria para tentar fazer um acordo com seu chefe para mudar o prazo. Se você se sente sobrecarregado, sua atenção começa a divergir e é muito difícil continuar. Normalmente, nessa hora, vamos buscar um café. Mas vai chegar um ponto em que seu cérebro simplesmente não aguenta mais estímulo. É aquela última xícara de café que é ruim para você. Acho que se seu cérebro chegou ao ponto de não conseguir se focar, é preciso fazer uma pausa. Mas uma pausa de verdade, não surfar na internet, mas fazer uma caminhada, ler um livro. O ideal é fazer isso durante cerca de 15 minutos, de duas a três vezes por dia. Fazendo isso, você será muito mais produtivo no resto do tempo. Inclusive, tem uma regra de que controladores de avião, ao tomar uma pausa, não são permitidos a ficar com os olhos em uma tela, seja celular ou computador. Porque isso não descansa o cérebro, só desgasta mais.

Como a organização pode ajudar nossa inteligência emocional?

As emoções têm um propósito importante. O objetivo é saber gerenciá-las melhor. Uma das emoções que sentimos muito esses dias é frustração ou raiva quando as coisas não vão do jeito que queremos. Não podemos controlar tudo, mas temos uma chance melhor se nos organizarmos com antecedência. Por exemplo, em uma viagem, posso prever o que farei caso meu passaporte seja roubado. Posso planejar para as possíveis coisas ruins que podem acontecer e estar mais preparado e reagir melhor caso elas acontecem.

Fonte: 

quarta-feira, 23 de março de 2016

Serviços sob demanda: inovação em tempos de crise

Desde que escolhi o Secretariado como profissão e não como um mero emprego, que pagaria minhas contas no final do mês, eu decidi que faria acima do esperado e sobretudo com excelência. É claro que não é fácil ser diferente, pensar diferente e fazer diferente, numa sociedade cheia de rótulos e (pré)-conceitos e opiniões previamente formada sobre determinados assuntos. 


Esta semana, o site da Exame publicou uma matéria sobre a empresa que fundei recentemente, a SecGlobal, e fico pensando em como foi importante acreditar em mim, nos meus ideais e na minha capacidade de fazer a diferença. Isto, sem dúvida, é o que me faz acreditar cada dia mais que nós somos a soma das nossas escolhas e que o céu é o limite.

Portanto, seja qual for a sua escolha, ela só será bem sucedida a partir do tempo e esforço dedicado e sobretudo da sua determinação. 

Um abraço, 


Simara Rodrigues 



Serviços sob demanda: inovação em tempos de crise

Quando a economia retroage, normalmente impacta nos indicadores de desemprego, já que para a maioria das empresas, a folha de pagamento é um dos fatores que mais afetam o orçamento. 

Entretanto, para sobreviver em épocas como esta as organizações precisam continuar mais atuantes que nunca e sem perder a qualidade na oferta de produtos e serviços. 

É enxergando a crise como oportunidade, que muitos profissionais despontam com soluções inovadoras e empreendedoras transformando-as em verdadeiras fórmulas de sucesso. É claro que não basta apenas uma boa ideia, mas dominar a área em que pretende atuar e um bom planejamento também são fundamentais para se consolidar num mercado que está cada vez mais acirrado. 

Segundo a última edição da pesquisa Global Entrepreneurship Monitor (GEM 2015), a taxa de empreendedores iniciais (TEA) aumentou de 17,2% em 2014 para 21% em 2015. A TEA mede a proporção da população entre 18 e 64 anos que abriram um negócio há menos de 42 meses. 

Pensando nisso que Simara Rodrigues, 37, e Vanessa de Paiva, 28, resolveram arriscar e criaram a SecGlobal, empresa pioneira no Distrito Federal, que oferece serviços de secretariado executivo e assessoria empresarial sob demanda. "O cliente que não precisa de um funcionário em tempo integral contrata nossos serviços apenas pelo período que necessita ou para um projeto específico, pagando por hora. Com isso, ele reduz custos, já que não tem despesas com funcionários e nem vínculos empregatícios e ainda conta o suporte de nossos profissionais", explica Simara, sócia-fundadora da empresa. De acordo com Vanessa, o primeiro contato com as empresas ocorrem por meio de uma reunião presencial e a partir daí a maior parte da demanda é feita de forma remota, por telefone, e-mail ou Skype. No portfólio há desde secretariado remoto, gestão de eventos, assessoria financeira e pessoal até planejamento de viagens e consultoria completa em processos licitatórios para profissionais liberais e organizações de todos os portes. 

Outro exemplo de empreendedorismo é o de Fernanda Muniz, 36, que trabalhava no departamento de faturas em um hospital de Taguatinga e decidiu há três anos utilizar a expertise que tinha para explorar esse nicho do mercado. "Eu comecei a empresa prestando serviços de faturamento apenas para os médicos com os quais trabalhava e hoje já tenho clientes em todo o DF", esclarece Fernanda. 

Para Christian Della Giustina, sócio diretor de uma empresa de consultoria e planejamento ambiental, os serviços sob demanda só otimizaram os negócios. "Cada vez mais as empresas modernas precisam otimizar o emprego de seus recursos, sobretudo no que tange aos recursos humanos. Empresas modernas focam em suas atividades fins, onde de fato está o seu expertise. O ônus de manter equipes para desenvolver atividades meio, sobretudo considerando os elevados custos trabalhistas, pode comprometer a eficiência de processos produtivos" afirma o Diretor. 





Fonte: 


quinta-feira, 17 de março de 2016

Sobre escolhas, mudanças e propósitos


Já compartilhei algumas vezes aqui no Blog sobre as mudanças que vêm acontecendo comigo no último ano. 

2015 foi um ano marcante em minha vida. Um ano em que estava cheia de conflitos, medos, dúvidas sobre a minha carreira e sobre os rumos da minha vida profissional, mas também com grandes perspectivas. 

Uma coisa que aprendi nesse tempo é que não há nada mais prejudicial para a saúde – física e mental - que a zona de conforto. É ela a responsável por estagnarmos e em muitas situações terceirizarmos nossas frustrações – no Governo, na sociedade, na família, na empresa, na vida, no chefe...

Todas as minhas inquietações, que não eram poucas, foram culminadas em abril de 2015 quando resolvi começar uma transição na minha carreira, ampliar mais ainda o leque de atividades e começar novos projetos. 

E foi então que surgiu o questionamento: Por que não abrir meu próprio negócio, potencializando minhas melhores habilidades? Ao longo da minha carreira fui percebendo que minha capacidade de somar, servir e conectar pessoas era um diferencial. Habilidades estas que são aperfeiçoadas constantemente. 

A concepção da SecGlobal surgiu no melhor momento. Quando o mercado buscava fazer mais com menos, sem perder a qualidade e prontidão que se espera nos serviços. 

Um projeto que iniciou há praticamente um ano - após muito planejamento, estudo de mercado, tendências, análises de comportamento, perfil do clientes, estratégia de marketing e tantos outros detalhes necessários para a abertura de um negócio - vem ocupando um espaço significativo no Distrito Federal. Alguns, que no início não compreendiam a essência do negócio, hoje literalmente compram a ideia. 

Sempre que analiso os resultados que a SecGlobal vem alcançando sinto profundo contentamento e percebo que o segredo para encontrarmos realização pessoal e profissional está na dedicação, trabalho árduo e paixão por aquilo que fazemos. 

A criação da SecGlobal está alinhada com tudo aquilo que planejei para a minha vida: conectar pessoas, compartilhar conhecimento, servir e contribuir para o reconhecimento da minha profissão. 

Por isso, é tão importante respondermos a uma simples pergunta: O que te motiva?





terça-feira, 15 de março de 2016

IV Encontro COMSECDF - Opening 2016

Ontem aconteceu o IV Encontro COMSECDF - Opening 2016, promovido e organizado pelo Comitê de Secretariado Executivo do DF. 



O evento, realizado no restaurante Bier Haus contou com a participação da Secretária Executiva Quélvia Correia, do Executivo Ângelo Ávila e da Sócia-Diretora do Instituto Integração Emmily Mathias. Os participantes tiveram a oportunidade de conhecer a trajetória desses profissionais, suas expectativas com relação à profissão e suas experiências bem-sucedidas. 

Quélvia, com uma postura impecável - o que diga-se de passagem é o que se espera de um profissional - compartilhou sua história, seus objetivos e como encontrou realização pessoal e profissional. Atualmente, ela é Consultora Organizacional na Capgemini, onde atua nas competências de gerenciamento das partes interessadas - stakeholders, mapeamento e mitigação de impactos organizacionais, comunicação interna e demandas de capacitação. Quelvia é graduada em Secretariado Executivo, com experiência no atendimento a diretorias e gerências de grande porte. Especialista em Gestão de Recursos Humanos, certificada HCMBOK® e HCMP®, com experiência de mais de quatro anos em projetos de grande porte na área de gestão da mudança organizacional.

Em Seguida o Executivo Ângelo Àvila, Superintendente do Banco Santander, apresentou sua expectativa ao contratar um Profissional de Secretariado, destacando habilidades relevantes e necessárias para quem deseja atuar na área. Em sua fala deixou claro que um Profissional de Secretariado precisa buscar constantemente a excelência, conhecimento e proatividade. "O Profissional de Secretariado precisa compreender que ele é responsável pela imagem da área e do Executivo. Portanto, uma pessoa que não é comprometida jamais poderá representar uma empresa e sobretudo um Executivo. Cabe a este profissional exercer sua capacidade de gerir e mediar - processos e conflitos".

Ângelo atua no Varejo Bancário há 27 anos, em vários Estados (Minas Gerais, Sergipe, Bahia, Alagoas, Pará, Amazonas, Amapá, Roraima, Goiás, Distrito Federal e São Paulo). Na liderança de equipe de vendas há 16 anos, experiência em venda de produtos para o Varejo Bancário, experiência em Análise de Crédito, tendo trabalhado como membro fixo de Comitê Regional, experiência no Varejo Bancário Espanhol, tendo atuado como Assistente do Diretor Executivo de Varejo em Pessoas Físicas por quatro meses na Região Norte da Espanha.

Por fim, Emmily destacou o que as empresas de recrutamento buscam, como funcionam as contratações e a captação de profissionais. Emmily destacou que 70% das contratações são acionadas por rede de contatos, por isso, enfatizou a importância de mantermos nosso Networking ativo. Emmily possui vasta experiência na área e atualmente é Diretora do Insight - Instituto de Integração Homem- Trabalho. A Diretora é Doutora em Educação pela Universidade de Brasília - UnB, com tese em Educação Corporativa; Mestre em Educação e Graduada em Pedagogia pela Unb; Consultora Organizacional responsável pela implantação de PCCS, Avaliação de Desempenho, Programa de Qualidade de Vida, Integração, Gestão de Processos e Recrutamento e Seleção em diversas empresas; Professora dos Cursos de Pós-Graduação em “Docência do Ensino Superior” do UniCEUB; Professora e Coordenadora dos Cursos de Especialização em Metodologia do Ensino Superior da Universidade Católica de Brasília. 

A noite de ontem me proporcionou vários experiências: Gratidão, realização, vontade de seguir em frente e continuar me capacitando e buscando novas formas para competir e a certeza de que não há barreiras para aqueles que trabalham com paixão naquilo que se propõem fazer. Essa paixão tem sido claramente evidenciada e fortalecida a cada novo encontro. 

Agradeço, de todo o coração, a todos os envolvidos - membros do Comitê, participantes, convidados e apoiadores. Sem o carinho e credibilidade de todos os envolvidos nada disso seria possível. 

Um forte abraço, 

Simara Rodrigues 












Vaga para a área de Secretariado Executivo

Vaga para a área de Secretariado Executivo 


Código da vaga:v1320035
Nível hierárquico:Pleno
Local:Brasília / DF / BR
Quantidade de vagas:1
Data de expiração:10 de Abril de 2016
Atividades:
Enviar, receber e triar correspondência. Apoiar na organização de eventos e reuniões. Receber visitas, realizar rotinas administrativas e controle de agenda, dentre demais atividades pertinentes ao cargo e, principalmente, zelar pelo bom funcionamento do escritório.

Pré-requisitos:
Ensino superior completo ou cursando Secretariado. Vivência anterior na função. Disponibilidade imediata.


Fonte:

Vagas.com 

quinta-feira, 10 de março de 2016

Gringos contam como foi se adaptar ao estilo brasileiro no trabalho




Conhecer e compreender as expectativas do gestor imediato é uma das melhores estratégias de relacionamento que os profissionais de Secretariado podem adotar. Já imaginou quanto tempo perdemos argumentando, esbravejando e contestando decisões que nossos gestores tomam, sem ao menos pensar e avaliar os motivos? 

Todas as oportunidades que tive de assessorar um expatriado, busquei, antes de tudo conhecer seus valores, costumes, hábitos e crenças. A partir dessa relação que se estabelece todo o resto flui. Mas a regra também é oportuna para atuar com Gestores Brasileiros com hábitos e costumes tão particulares de cada região do País. 

A matéria publicado na revista Você S.A apresenta a percepção de alguns estrangeiros sobre o Brasil. Observe que aquilo que para nós é "normal" para eles não é bem assim. 

Olhar estrangeiro: veja relatos de quem veio de fora para trabalhar no Brasil 

Há cada vez mais estrangeiros trabalhando no Brasil. Só nos últimos três anos o número cresceu 50%, segundo estudo divulgado pelo Ministério do Trabalho e Emprego em março. E parte dessa força de trabalho vem para comandar grandes empresas. Em 2014, 1 433 autorizações foram concedidas para que gringos ocupassem cargos de direção no país. Uma das razões para esse movimento é que as empresas carecem de gente experiente para profissionalizar práticas e entregar resultados rapidamente. "O Brasil está transformando os processos de gestão e precisa de pessoas que tenham vivência nessa área", diz Carla Rebelo, diretora-geral da Hays, consultoria de recrutamento com sede em São Paulo - ela própria de origem portuguesa. 

Como há pressa em contratar, muitos se mudam sem ter ainda aprendido o português ou conhecer o país, o que é um desafio para eles e para as equipes. "Há resistência no começo, mas isso é superado quando as diferenças culturais são respeitadas", diz Carla. VOCÊ S/A entrevistou quatro presidentes que vieram de outros países para entender como eles enxergam o jeito do brasileiro trabalhar - e como vêm se adaptando à gestão de nosso gingado. 

Gelo para esquimós 
Stefan Nilsson, 45 anos, da Suécia, CEO da Nespresso no Brasil 

"Vender café no Brasil era como vender gelo para esquimós. Foi isso o que pensei quando fui chamado, em 2006, para trazer a Nespresso ao país. Na época, morava na Suíça e era o engenheiro responsável por ter aberto a primeira fábrica da marca no mundo. Aceitei o convite pelo desafio. Já tinha trabalhado em companhias como Tetra Pak e Nestlé, mas seria a primeira vez que abriria uma empresa, e não uma fábrica. Para fazer a Nespresso crescer, ficou claro que não poderíamos só lançar um café, teríamos de criar uma experiência. Essa estratégia exigiu negociações, porque preparar um bom espresso é fácil, mas preparar 1 milhão é outra história. Tivemos de introduzir novas práticas nas fazendas de café pensando em resultados para dali a cinco anos. Mas, quando a gente acredita no que faz, as coisas acontecem. O que aprendi morando em tantos países (já vivi na Alemanha, Malásia, Espanha e Colômbia) é que a cultura deve ser respeitada. Em alguns lugares, tudo bem falar: `Faça isso agora!'. Tentei ser enfático e disse: `Quero isso na segunda-feira!'. Boa sorte para quem fizer isso no Brasil! O prazo não será respeitado, e o profissional vai perder tempo encontrando desculpas para justificar o atraso. Agora dou direcionamento e autonomia. Os brasileiros me ensinaram que, às vezes, você não sabe como vai executar uma ideia, mas, que se sabe aonde quer chegar, vai achar o caminho." 


Calor tropical Márta Sanchez, 39 anos, da espanha, Country manager da Iberia e British Airways no Brasil 

"Meus primeiros meses no Brasil dariam um livro. Cheguei em janeiro de 2014, época em que as ruas viviam cheias de gente protestando. Uma cena me marcou. Eu via uma manifestação da janela do meu escritório, na avenida Paulista, em São Paulo, e, de repente, reparei em um helicóptero parado no semáforo, ao lado dos carros. Nunca vou me esquecer disso. Para a Iberia e a British Airways o momento era bom: a Copa do Mundo aumentou a demanda por voos, e o novo terminal internacional do Aeroporto de Cumbica, em Guarulhos, foi inaugurado, ampliando nossas rotas. Foi minha primeira experiência profissional fora da Espanha. Duas coisas me assustaram: a burocracia (vocês têm papel para tudo) e o contato físico (não estava acostumada a tanto beijo e abraço até nos e-mails). Pedi para ir com calma. Agora já sou mais carinhosa, até minha família percebe isso. Talvez por causa dessa receptividade os brasileiros fiquem magoados com facilidade - preciso ser mais cuidadosa ao fazer críticas. E a palavra `não¿ está fora do vocabulário por aqui. A sensação é de que tudo é possível, mesmo quando não é. Por isso, tento sempre confirmar e alinhar as expectativas - conversando em `portuespanglês': uma mistura de português, espanhol e inglês. Tem funcionado bem." 


País de atacantes Toru Okazaki, 49 anos, do japão, Presidente da Nissin-Ajinomoto no Brasil 


"Assumi a presidência da Nissin-Ajinomoto no Brasil em 2013, com a missão de expandir o alcance da empresa no país. Mas cheguei a São Paulo em 2009, com minha mulher e duas filhas, como gerente de marketing da empresa. Vim para cá sem falar português e sem conhecer nada do país. Tinha a impressão de que seria uma festa todos os dias, pela fama de alegre dos brasileiros. Percebi que as pessoas são felizes, mas que também levam o trabalho a sério e são gentis. Nos meus primeiros dias, todos vinham até minha mesa me cumprimentar. O que me surpreendeu de verdade foi o carinho de vocês pelo Miojo: todo mundo tem a própria receita do macarrão. Esse lado afetivo me marcou. Costumo dizer que, no trabalho, os brasileiros são atacantes, e os japoneses, zagueiros. No Japão, analisamos objetivamente os fatos para prever todos os riscos e só então pensar na próxima etapa. No Brasil, usam mais a intuição: acreditam nela e vão com força total. Minha tarefa foi harmonizar esses dois lados. Primeiro, tentava convencer minha equipe a parar e decidir, com antecedência, todo o passo a passo. Não deu certo. Passei a esperar tudo ser feito. Quando acontecia algum problema, mostrava que aquilo poderia ter sido previsto e evitado. Fico aqui até 2016, quando acaba meu contrato como presidente no Brasil, mas minha família voltou em 2013. Como minhas responsabilidades aumentaram e uma das minhas filhas entrou na faculdade, todos retornaram ao Japão." 

Café e pão de queijoSantiago Chamorro, 45 anos, da Colômbia, Presidente da GM no Brasil 

"A combinação perfeita é o café colombiano com o pão de queijo brasileiro. Na vida e no trabalho. Colombianos e brasileiros têm pontos em comum: alta energia, vontade de vencer desafios e coragem para fazer acontecer. Aprendi isso em 2003, na minha primeira fase por aqui, como diretor de marketing da GM. Estava na empresa há 22 anos, mas vir ao Brasil me deu frio na barriga: em um mês, vocês vendiam o que eu vendia em um ano na Colômbia. Voltei em 2012, depois de ter assumido a presidência da GM na Colômbia. Uma das qualidades do brasileiro pode ser também um problema: vocês são criativos e conseguem dar um jeito de solucionar vários problemas usando recursos que estão à mão, só que, às vezes, isso é feito com pouca transparência. Mas há muito o que aprender por aqui. O Brasil é um monstro e tem a fama de ser uma tremenda escola para profissionais. Agora não será diferente: meu desafio é retomar o crescimento e a confiança dos investidores neste momento de crise. É difícil, mas estou otimista." 

quinta-feira, 3 de março de 2016

IV Encontro COMSECDF – Opening 2016



Release – IV Encontro COMSECDF – Opening 2016 


O Comitê de Secretariado Executivo do Distrito Federal promoverá no dia 14/03/2016 o IV Encontro COMSECDF – Opening 2016, sob o tema “Bate papo com Excelência: quando a realidade supera as expectativas”. 

O evento será um momento de oportunidades para os profissionais de Secretariado Executivo de Brasília ampliarem suas redes de relacionamento e conhecerem as atuais demandas e exigências do mercado local para a colocação deste profissional. 

programação 

19h – Abertura com palavra de boas-vindas de representante do Comitê 

19h15 – Apresentação dos participantes da formação da mesa de conversa sobre mercado e perfil do profissional de Secretariado 

19h20 – Início da apresentação na seguinte ordem: - Profissional de Recrutamento – falará sobre o perfil do secretário executivo exigido pelas empresas atualmente; Ângelo Ávila – Superintendente de Consignados Rede Centro Oeste Norte, Banco Santander – falará sobre os critérios que utiliza para selecionar um profissional de Secretariado Executivo - Quélvia Correia – secretária executiva, Capgemini - falará sobre as expectativas que um profissional de secretariado executivo tem em relação ao mercado de trabalho. 

A mesa será moderada por um membro do Comitê de Secretariado Executivo do DF e, após as últimas perguntas, todos poderão trocar informações e contatos e aproveitar o café/coquetel.