quarta-feira, 29 de abril de 2015

O Secretário contemporâneo

“Os executivos mais eficazes pensam, profundamente, sobre o quanto de sua carga de trabalho pode ser delegada ou reestruturada, para ser, parcialmente, assumida pelo assistente. Triagem e elaboração de respostas aos e-mails é uma tarefa central para praticamente todos os assistentes. Alguns executivos têm assistentes para ouvir as chamadas de telefone, a fim de organizar e acompanhar os itens de ação. 

Hoje muitos assistentes estão assumindo o papel de supervisão. Fazem gestão de fluxo de informações, lidam com a gestão financeira de base, participam de reuniões e fazem mais planejamento e organização. Os executivos podem ajudar a capacitar seus assistentes, tornando claro para a organização que eles têm autoridade real. A mensagem que o executivo deve transmitir é: "Confio nesta pessoa para me representar e tomar decisões." Assistentes experts entendem as necessidades não ditas e as características das pessoas com quem trabalham. Eles têm alto nível de inteligência emocional. Respondem aos sinais sutis e reagem com pertinência situacional. 

Prestam muita atenção às mudanças no comportamento de um executivo, no seu temperamento e compreendem que o tempo e o bom senso são a base de um saudável relacionamento de trabalho. Um bom assistente aprende rapidamente o que o executivo precisa, seus pontos fortes e fracos, o que poderia provocar a raiva ou estresse, e a melhor forma de se adaptar ao seu estilo pessoal. Boas parcerias são difíceis de serem formadas. Essa é a razão porque tantos assistentes bons acompanham seus executivos em todos os empregos que tiverem. 

Simplificando, os melhores assistentes executivos, são indispensáveis. A Microsoft nunca vai desenvolver um software que acalme um gerente de vendas histérico, que evite uma crise de reestruturação da empresa, que arrume um e-mail mal redigido, que acalme os ânimos de um cliente, que resolva um iminente problema, dentro de uma hora, e tudo isto sem interromper o gerente. 

Estes problemas são resolvidos pelos assessores executivos. Assistentes Executivos proporcionam que as empresas e os gestores sejam com um “rosto humano“. Eles são solucionadores de problemas, tradutores, atendentes de mesa de ajuda, diplomatas, bancos de dados humanos, consultores de viagem, os psicólogos amadores, e os embaixadores para o mundo interior e exterior. 

Depois de anos de cortes, as empresas podem aumentar a produtividade, dando aos gestores o suporte profissional de um assistente qualificado, para o qual podem delegar o trabalho de nível superior para ele ou ela. Relações entre o Executivo e o assistente são parcerias de negócios. São relações ganha-ganha entre pessoas inteligentes. Na verdade, são ganha-ganha-ganha, porque em última análise, as empresas colhem os benefícios”

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