quinta-feira, 6 de fevereiro de 2014

Vaga para a área de Secretariado Executivo na WWF

Secretária(o) Executiva(o)
Empresa: WWF - Brasil

Vaga para Brasília
Nível hierárquico
Especialista | Analista | Assistente | Auxiliar
Descrição

SUMÁRIO: assessorar o Superintendente da LAI no dia-a-dia administrando a sua agenda, triando e-mails e telefonemas, organizando reuniões e eventos, fazendo planejamento de viagens e fornecendo suporte quando necessário, além de participar de reuniões e elaborar atas. PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES:
Fazer a gestão de contratos com parceiros e consultores no âmbito da LAI (inclusive recebimento de produtos, solicitação de pagamentos etc), providenciar logística para viagens de membros da equipe ou convidados (compras de passagem, reservas de hotéis etc) e dar andamento e seguimento em outros processos administrativos do WWF-Brasil (aprovações de termos de referência, solicitação de orçamentos, contratações, compras, etc), em interação com demais unidades da organização; Organizar e manter arquivos físicos e eletrônicos da LAI (os eletrônicos do e no Brasil, ou de e fora dele à distância), e manter a intranet da LAI atualizada (incluindo pastas e arquivos associados) e eventual interação com outros portais de informação eletrônica associados à LAI; Organizar a logística de eventos e reuniões da LAI, no Brasil ou fora dele, presenciais, telefônicos ou por outros meios à distância, ser responsável pelas minutas ou apoiar quem o faça, e ser a pessoa focal da LAI para procedimentos internos, administrativos e logísticos, no WWF-Brasil; 
Manter atualizados e acessíveis calendários de atividades da LAI, de eventos externos de interesse para a LAI e dos membros da equipe regional da LAI (férias, viagens etc.); Interagir com o ponto focal da LAI no WWF-EUA informando sobre andamento de processos no WWF-Brasil e outros assuntos de interesse da LAI, intercambiando informações para atividades da LAI, etc.  Ser responsável por compras de equipamentos de pequeno porte, material de expediente e outros para a LAI no WWF-Brasil, como também elaborar procedimento de compra quando necessário, e controlar o patrimônio da Iniciativa, no WWF-Brasil; Apoiar o(a) líder ou o(a) gestor de Operações do Programa da LAI junto à organização as reuniões presenciais ou à distância do Comitê Diretor (“Shareholders Executive Team”) da LAI e apoiar quem faça a minutas ou ser responsável por elas quando solicitado; Cuidar da agenda, viagens, reuniões, documentação, agendar reuniões e outros apoios ao líder da LAI e, quando necessário, agendar reuniões, apoiar a gestão de agendas e outros apoios aos demais integrantes da LAI, sobretudo no WWF-Brasil mas também fora dele; Colaborar com equipes financeiras a serviço da LAI no WWF-Brasil, no WWF-EUA e outros escritórios, bem como com o(a) gestor de Operações do Programa da LAI, para manter atualizadas informações sobre contratos, gastos, recursos disponíveis, etc.;  Ser a pessoa de contato para o público interno e externo, particularmente na ausência de integrantes da Iniciativa no WWF-Brasil e particularmente em Brasília; Atuar, em cooperação com o Líder da Iniciativa, para o cumprimento das metas da Iniciativa Amazônia Viva da Rede; Colaborar com o monitoramento operacional da execução da LAI; Participar de reuniões de equipe, e outras institucionais e com ou de parceiros da LAI, quando solicitado; Auxiliar novos funcionários da LAI com relação aos procedimentos e as ferramentas utilizadas pelo WWF-Brasil; Atender demandas advindas dos doadores e parceiros da Iniciativa quando aprovadas pelos integrantes da LAI; Atender as demandas pertinentes à Iniciativa advindas da Superintendência de Administração e Finanças, Conservação, Marketing e Comunicação e Coordenação de Recursos Humanos. Dar suporte à Superintendência de Administração e Finanças em auditorias de Contratos de Parceiros; Auxiliar outro programa ou unidade do WWF-Brasil, na ausência de seu assistente ou quando necessário; e Demais atividades pertinentes à função, solicitadas pelo supervisor.


Informações referentes à empresa
O WWF-Brasil é organização não-governamental autônoma dedicada à conservação da natureza.

Remuneração oferecida - A Combinar


Competências e habilidades desejadas
Experiência em secretariado e tarefas administrativas;
Forte senso de organização;
Capacidade de trabalhar em equipe; 
Bom conhecimento e fluência nas línguas inglesa e portuguesa (obrigatório) e espanhola (muito desejável); 
Capacidade de utilizar os softwares e equipamentos necessários para o bom desempenho da função; 
Boa redação de textos e documentos; 
Bom relacionamento interpessoal;
Capacidade de proporcionar um bom atendimento ao público interno e externo; 
Facilidade em transmitir informações com clareza e objetividade (oral e escrita);           
Iniciativa, dinamismo e criatividade; 
Pontualidade nos compromissos;
Formado(a) em secretariado

Qualificações e conhecimentos desejados
 Conhecimento da legislação que rege acordos e contratos;
Experiência ou conhecimento do funcionamento de organizações não-governamentais, associações de base e da sociedade civil em geral;

Disponibilidade para viajar a trabalho, eventualmente.
Idioma desejado/proficiência
Inglês - Domínio completo do idioma
Local de trabalho - Brasília

Benefícios da vaga
Os benefícios incluem:
Seguro saúde:
Seguro de vida;
Auxílio odontológico;
Ticket alimentação/refeição.

Salário compatível com o cargo, formação profissional e experiência de trabalho.
Observações complementares

Outras Especificações Desejáveis:

Fluência oral e escrita em outras línguas estrangeiras;

Experiência de secretariado em nível de presidência ou diretoria em organismos internacionais ou empresas multinacionais.


FONTE: https://www.elancers.net

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