quinta-feira, 27 de setembro de 2012

Você nunca terá uma 2a chance de causar uma 1a boa impressão




Recentemente fiz um curso de comportamento e etiqueta, ministrado pela ESPM e segundo a apostila disponibilizada etiqueta é:

É um conjunto de procedimentos e modos de agir assentado nos seguintes aspectos: bom-senso, respeito ao outro (seja o outro quem for) e capacidade de evitar constrangimento ao outro. É o senso de adequação e separação clara e nítida entre o que é público e o que é privado; é o equilíbrio entre o bom- senso, o bom gosto e o senso de adequação que cada situação requer.

Pode ser definida também como um conjunto de regras, procedimentos e ações que deve ser prezado e cultivado para que a sociedade tenha um relacionamento duradouro, respeitoso e satisfatório.

Setembro geralmente traz bons cases acerca do tema. O que me faz questionar se realmente as pessoas conhecem as regras básicas da boa educação e do bom senso.

Uma empresa de grande porte anualmente organiza um evento em comemoração ao Dia do Secretário. Percebo nesse evento uma oportunidade que a empresa tem de, gentilmente, agradecer a todos aqueles, que ao longo do ano, desempenham de forma tão singular o trabalho Secretarial – seja no trato do atendimento telefônico, na solicitação de uma reunião e em tantas outras situações.

Considerando os custos, tais como espaço, brindes, alimentação e etc  geralmente é feito uma seleção daqueles contatos mais relevantes para  posterior envio do convite .

A Partir daí surge uma avalanche de indelicadezas, que são:

Se convidar para o evento – Espere receber o convite. Por mais que você queira muito participar desse evento, controle sua ansiedade e aguarde o e-mail ou telefonema. Se a empresa realmente quiser que você participe, não tenha dúvidas, você será convidado.

O convite é individual e intransferível – Se você recebeu o convite, a etiqueta nos ensina a agradecer e caso seja possível, confirmar a nossa presença. JAMAIS, em hipótese alguma, leve uma 2ª pessoa ou ao confirmar sua presença informe o nome de acompanhante. Essa possibilidade só será permitida se informada pelo organizador do evento.

Não faça barracos – você foi convidado, mas seu colega que trabalha ao lado não foi. O que fazer? Absolutamente nada. Jamais ligue para o organizador do evento e peça para acrescentar o nome do fulano de tal que não recebeu o convite. Lembre-se: a empresa decide quem ela quer convidar e esse critério caberá a ela definir.

Pitacos – Não dê pitacos sobre o local do evento, cardápio e logística. Afinal, você é o convidado, não o organizador. Evite comentários em sua resposta do tipo: “Infelizmente ficarei impossibilitado de comparecer pois o local fica muito afastado da minha residência” ou “como vocês escolheram um local de difícil acesso, não poderei estar presente”. Caso não seja possível comparecer, apenas agradeça o convite e deseje que o evento seja um sucesso. Isso é elegante!

Não questione  - É muito deselegante o convidado questionar o motivo pelo qual o fulano ou o sicrano não foram convidados. Lembre-se que a organização de qualquer evento requer orçamentos e gastos que serão pré-estabelecidos. Não tenha em mente mitos de que a empresa tem muito dinheiro e portanto pode chamar quem você queira.

Durante o evento – Não adianta nada você ser elegante ao receber o convite, enviar confirmação de presença, chegar no horário e no dia do evento dar vexame. Evite qualquer tipo de excesso: bebidas, risadas e comentários. Lembre-se que você está representando a Instituição em que trabalha, afinal, o convite foi para O (a) Secretário do (a)  Dr. (a) fulano de tal, portanto trata-se de um evento corporativo.

Fotos – Evite ser o papagaio de pirata. É feio, deselegante e inconveniente. Certamente as pessoas o chamarão para a hora da foto.

Durante as comemorações evite assuntos polêmicos tais como a vida do chefe, da sua empresa, dos seus colegas. Procure ser agradável. Nada de tocar em assuntos financeiros, por exemplo.  Deixe uma boa imagem – principalmente porque você nunca terá uma 2ª chance de causar uma boa impressão.  

Perguntas indiscretas – evite perguntas sobre a vida pessoal dos convidados/colegas. A discrição que se espera de você no trabalho deverá permanecer durantes os eventos.

Trajes – Eventos dessa natureza são uma extensão do nosso ambiente de trabalho, logo, evite decotes, brilhos, roupas justas, perfumes fortes, saltos exagerados, etc. Para os homens, nada de tênis e calça jeans.

Cigarro - Mesmo que você esteja em um local para fumantes, sempre pergunte se há algum problema em acender o seu cigarro. Se  a maioria das pessoas do grupo não fuma, tente segurar a vontade um pouco e deixar para mais tarde. E cuidado: Não saia espalhando cinza pela mesa ou pelo chão.

Namoro – evento corporativo não é o local apropriado para flertar. Parece um conselho óbvio. Mas muitas vezes esquecido.

Pós-evento – Nada de fazer comentários negativos sobre o evento. Lembre-se que é sempre um privilégio estar entre a lista de convidados. 

Seja grato – No outro dia não deixe de agradecer ao organizador pela gentileza e oportunidade. E mãos a obra. Nada de ficar pelos corredores da empresa comentando sobre o evento, os convidados e maiores detalhes.

Lembre-se que tão importante quanto ser especialista no que se faz é ter uma boa postura profissional. 

É claro que ninguém está livre de cometer gafes, mas ficar atento a alguns detalhes de comportamento evita deslizes que, em determinadas situações, podem ocasionar “prejuízos” graves. Afinal, para iniciar um bom trabalho, nada como começar com uma boa impressão, e para isso, a etiqueta é essencial.

E acima de tudo, educação cabe em qualquer lugar e quando não é usada enferruja. E, detalhe: não é frescura.


terça-feira, 25 de setembro de 2012

Secretariado Executivo da UPIS está entre os melhores

Parabéns aos Alunos, professores e Departamento de Secretariado da UPIS!!!

Essa conquista é fruto de nossa dedicação e amor a profissão!!!




segunda-feira, 24 de setembro de 2012

Semana Acadêmica de Secretariado Executivo "Secretário Executivo: A profissão do 3o milênio"

A União Pioneira de Integração Social - UPIS, localizada na SEPS, 712/912, Conjunto A - Asa Sul,  realiza de 01 a 05/10/2012 a semana acadêmica de Secretariado Executivo.

O Evento, que será gratuito, contará com diversas palestras relacionadas a área secretarial, entre elas do Escritor, professor e conferencista Paulo Vieira, um dos mais conceituados Coaches do Brasil.

Insira este compromisso em sua agenda e participe!!!

Veja a promoção (click na imagem para amplia-la)