segunda-feira, 21 de novembro de 2011

Etiqueta, não dá para não ter!



Duas coisas a burguesia nos legou, e não podemos dispensá-las: BOM GOSTO E BOAS MANEIRAS. (Vladimir Lênin)



Quando falamos em boas maneiras, incialmente podemos pensar que um bocado de dicas e macetes sejam o suficiente. Porém, a etiqueta é o que nos diferencia um dos outros. Aquele que melhor se apresentar e souber tratar pessoas terá mais chances de sucesso.

Ocorre que na maioria das vezes as pessoas não se dão conta das gafes que cometem, o que prejudica a carreira e arranha a imagem da empresa.

O que é importante entender e levar em consideração é que a etiqueta social não é um fenômeno recente, mas que existe há milênios e muitas regras continuam inalteradas. Portanto, conhecer tais regras, básicas, de etiqueta significa estar inserido no meio social.

A seguir, alguns compartamentos que certamente farão a diferença e que em algumas situações anda em desuso.

Seja discreto - Nada mais incoveniente do que conviver com pessoas que gostam de “especular” a vida alheia. Saber onde foi no final de semana, com quem foi e tantas outras particularidades da vida pessoal, tais como renda familiar, etc...por isso, para evitar esse tipo de gafe, fale e pergunte o necessário.

Guarde segredos – Se alguém lhe contar um segredo, guarde-o. Caso a pessoa queira que outras pessoas saibam da mesma informação, ela será a primeira a contar.

Conheça a lingua portuguesa – Assustador ouvir um Secretário dizer: seje, esteje, pobrema.....Ler é a melhor receita, principalmente, num momento em que a língua portuguesa passa por reformulações.

Vestuário – Somos e sempre seremos o cartão de visitas de empresa e sim, somos avaliadas o tempo todo por nossa aparência. Então, cuidado com os decotes, maquiagem carregada, e todo e qualquer exagero. A regra de ouro é: Mais é menos e menos é mais! Outra dica é observar os gestores de sua empresa e como eles costumam se vestir.

Atendimento Telefônico – Não diga “alô”, cuidado com a intimidade (meu bem, minha flor, querida), fale num tom que não atrapalhe seus colegas de trabalho - nem alto demais e nem baixo demais e seja claro. Evite, se puder, exclua o uso do viva-voz. Ninguém é obrigado a compartilhar de suas conversas. A não ser que seja uma audio, e nesse caso o ideal é que você reserve uma sala de reuniões – lugar esse apropriado. Seja gentil, educado e prestativo. Coloque-se no lugar de quem está do outro lado da linha.

Lugar de comida é no refeitório – É claro que há dias que “o bicho pega” e nos sentimos vivendo o próprio Will Smith no filme “Em busca da felicidade”, mas dar aquela pausa para comer é necessário e o melhor lugar, sem dúvidas, é o refeitório. Visualize a cena: você com a boca cheia de comida, espalhando migalhas, e seu chefe passando naquele momento? Ou ainda, você tomando aquele cafezinho com biscoito e sem querer a xícara cai em todos os seus documentos?

Local de fazer maquiagem é no banheiro – você Chega “em cima do laço” e corre para a sua estação de trabalho. Como você não teve tempo faz a maquiagem na estação de trabalho mesmo e justamente naquele momento o presidente da empresa entra. Não é preciso concluir o vexame, certo?

Celular – Se você tem o hábito de levantar da sua mesa e não andar com seu celular no bolso a dica é: deixe-o no silencioso. Quanto aquelas musiquinhas “fofas” - risadas de bebê, hinos de futebol e tantos outros toques exóticos – a sugestão é deixar para os finais de semana. Ninguém merece ouvir, no volume máximo, o funk da popozuda, ou a nova música do Bruno e Marrone. Nada contra o gosto musical de cada um. Mas é bom lembrar que o meu direito termina onde começa o do meu vizinho.

Redes sociais – Quando as empresas autorizam o uso das redes sociais (facebook, twitter, linkedin, orkut) e disponibilizam o acesso não quer dizer que devo ficar on line o dia inteiro, quer dizer que devo ter o bom senso para utilizá-las. Nada de bater papo durante o expediente ou atualizar o álbum “Férias 2011”.

Fale baixo - Controle seu tom de voz e principalmente fale pouco, ou melhor, o necessário. Lembre-se que você está compartilhando espaço com outras pessoas.

Evite panelinhas – Evite fazer parte da “rádio peão” – De acordo com pesquisa recente, publicada pela revista Exame uma das coisas que mais irritam as pessoas em seu ambiente de trabalho é a fofoca. Como Secretário Executivo, então, você dever ficar fora desses grupos.

Uma sugestão de ouro: Leia, leia muito sobre o tema. Não se acomode, não pense que você já sabe o suficiente. O processo de aprendizem é continuo e deve estar em em nosso dia a dia.

Além dos títulos abaixo descrito, a livraria Cultura, por exemplo, possui mais de 50 livros sobre o tema.

Então, não há desculpas para ser um Neandertal.

A nova etiqueta para secretarias - Autor: borges, linda

Pequeno livro de etiqueta - guia para toda hora - Autor: Vaz, Ana

superdicas de etiqueta - Autor: Matarazzo, Claudia

Etiqueta nao tira férias - guia de boas maneiras – Autor: arruda, Fabio

Site de algumas livrarias:
 
http://www.livrariacultura.com.br/scripts/index.asp
http://www.livrariasaraiva.com.br/
http://www.fnac.com.br/index.html

Esteja preparado para a nova entrevista de emprego




O processo seletivo ficou mais longo e mais rigoroso. Agora, os recrutadores querem saber como você se comporta no ambiente de trabalho e, principalmente, fora dele. Sendo assim, algumas perguntas são inevitáveis, então o melhor é estar preparado para elas:




A seguir, alguns exemplos de perguntas que têm sido feitas nas entrevistas de trabalho e o que elas querem dizer

SE VOCÊ TIVESSE MORRIDO, O QUE SERIA ESCRITO EM SUA LÁPIDE?
O objetivo da pergunta é fazer com que o candidato se descreva como pessoa fora do contexto profissional . Outras empresas ainda optam pela manjada "Quem é você?".

SE TIVESSE 1 MILHÃO DE REAIS, QUE EMPRESA VOCÊ ABRIRIA?
A pergunta testa o grau de identificação do candidato com o ramo de atividade da companhia que está contratando.

DE QUE FORMA VOCÊ BUSCA AUTOCONHECIMENTO?
Em vez de perguntar se a pessoa busca autoconhecimento, a questão pede uma resposta que contenha exemplos e, assim, desmascarar os que não fazem isso.

O QUE SEUS PAIS PENSAM SOBRE SUAS ASPIRAÇÕES?
A pergunta avalia autoconfiança e o tipo de postura que o candidato foi incentivado a ter ao longo da vida. "Pessoas que recebem apoio dos pais e são incentivadas tendem a ser mais empreendedoras e independentes", diz o coach Nélio Bilate.

NUMA ESCALA DE 1 A 10, QUE GRAU DE CONTROLE VOCÊ TEM SOBRE SEU DESTINO?
A questão testa a iniciativa do candidato, a capacidade de assumir a responsabilidade por suas decisões e escolhas e sobre o que espera realizar em sua vida.

PROFISSIONALMENTE, QUAIS SÃO AS TRÊS COISAS QUE VOCÊ MAIS SE ENVERGONHA DE TER FEITO?
O objetivo é checar o senso de autocrítica e a resistência da pessoa a frustrações.

SEU SUPERIOR SERÁ PROMOVIDO. VOCÊ QUER A VAGA DELE? O QUE VAI FAZER PARA CONSEGUIR ISSO?
A resposta do candidato vai permitir avaliar caráter, ambição e vontade de crescer. É uma forma de conhecer seu tipo de personalidade.

VOCÊ JÁ PRECISOU ABRIR MÃO DE ALGUMA COISA NA SUA VIDA EM NOME DE OUTRA?
Aqui, a partir da história contada pelo candidato, os entrevistadores vão avaliar o que ele realmente valoriza e prioriza e o quanto está disposto a ceder para agarrar a oportunidade da vaga.

POR QUE ESCOLHEU ESTA EMPRESA E NÃO A NOSSA CONCORRENTE?
O interessado vai ter de demonstrar conhecimento sobre a cultura da companhia para a qual está se candidatando. A ética do candidato é analisada, já que se observa se ele vai falar mal do concorrente.

QUAIS SÃO SUAS PERGUNTAS?
Os recrutadores esperam que o candidato faça perguntas. Além de demonstrar interesse em conhecer a empresa, quem pleiteia o posto demonstra curiosidade e vontade de aprender.

Fonte: http://vocesa.abril.com.br/desenvolva-sua-carreira/materia/nova-entrevista-trabalho-584561.shtml#

segunda-feira, 7 de novembro de 2011

É hora de inovar em suas apresentações. Secretário Executivo conheça o Prezi




O Prezi é o mais novo aplicativo que permite desenvolver apresentações de maneira não linear, baseada no conceito de "pan and zoom".

A criação acontece por meio de uma tela única, em que este único slide representa tudo o que você deseja mostrar. Toda a sequência dos itens a serem mostrados é definida facilmente pelo usuário. Além disso, ainda é possível adicionar imagens e vídeos.
Que tal inovar em suas apresentações em power point?

Porém, vale lembrar que antes dessa inovação é necessário que você conheça o perfil de seu Executivo, e o público a quem se destinará a apreentação. Evitando assim que sua iniciativa não seja um fiasco.

link do prezi:

http://prezi.com/

Agora é só usar sua criatividade!!!

Quem detém informação detém poder!!!



Entender como a profissão evoluiu e vem se consolidando no mercado é fundamental para o entendimento das práticas secretariais. Por isso, o tão falado capital humano se faz necessário.


Abaixo, compartilho alguns links onde poderão ser encontrados artigos que retratam a nova realidade do Profissional de Secretariado.

Afinal, quem detém informação detém poder!!!

Boa leitura!

Artigos Científicos - Secretariado Executivo
http://www.upf.br/secretariado/index.php?option=com_content&view=article&id=10&Itemid=16
 
Revista de Gestão e Secretariado
http://www.revistagestaoesecretariado.org.br/ojs-2.2.4/index.php/secretariado/issue/current
 

O Capital humano e o Profissional de Secretariado Executivo


Tenho tido o privilégio de acompanhar o crescimento e a valorização de uma profissão que para muitos não passaria de um mero "apoio" às Instituições, cujo ápice das atividades seria auxiliar no bom andamento das atividades de rotina.


É indiscutível a importância do profissional de Secretariado às Organizações. Entendo que o momento já não é de avaliar se temos ou não capacidade para gerenciar, administrar, planejar, assessorar ou desenvolver consultorias. O momento, sem dúvida, é de questionar o que mais somos capazes de fazer e como podemos continuar contribuindo para os processos da empresa.

Faço parte de uma geração de Secretárias e Secretários que em meio a tantas mudanças fizeram a diferença em seus mais variados segmentos. Cada um se destacando com habilidades tão fundamentais e muitas vezes pouco observadas. Num momento em que habilidades técnicas e pessoais são de extrema importância mostramos para que viemos.

Deixamos de ter um cargo, para ter uma profissão e mesmo sem o tão esperado Conselho assumimos nossas habilidades e seguimos adiante.

Fazer uma retrospectiva da profissão é entender que o mercado não só abriu as portas para que pudéssemos fazer a diferença, como acreditou em nosso potencial.

Acredito que estamos vivendo um momento mágico em que há um envolvimento do profissional nas questões relacionadas a profissão. Isso, só reforça nossa importância no mercado e retifica tantas previsões incertas.

É fato que alguns profissionais de Secretariado, infelizmente, ainda desconhecem a história do Secretariado, a Lei que regulamenta a profissão e tantas outras informações fundamentais para o melhor entendimento da profissão. Por isso, o momento é de valorização do capital humano (o que você sabe).

Não tenho dúvidas que o Secretariado estará entre as profissões do futuro.

Secretariar é fácil? Todo mundo consegue fazer o que um secretário faz?

Então te desafio a Secretariar, desempenhando todas as atribuições que o cargo exige. Feito isso, voltamos a tratar o tema.

Boa Semana!